Denis Barta
- manager dopravy
Firma DALITRANS, s.r.o. to stabilna i doświadczona firma transportowa, od lat zajmująca się międzynarodowym i krajowym transportem drogowym. Dzięki naciskowi na niezawodność, sprawne zarządzanie transportem i wysoką jakość usług, zbudowała silną pozycję w branży transportowej. Codziennie zarządza szeregiem procesów, które wymagają precyzyjnej koordynacji, nadzoru i sprawnego systemu.
DALITRANS należy do firm transportowych, w których liczba pojazdów, zleceń i codziennych procesów stawia wysokie wymagania w zakresie efektywnego zarządzania i dobrej kontroli. Mając flotę składającą się z ponad 250 ciężarówek i ponad 40 użytkowników pracujących codziennie z CRM Mango, ważne jest, aby kluczowe informacje były dostępne w jednym miejscu i aby poszczególne działy mogły pracować z tymi samymi danymi.
„Korzystamy z CRM Mango dopiero od kilku miesięcy, a już widzimy, że praca w naszych działach uległa znacznemu uproszczeniu. Jedną z największych zalet CRM Mango widzimy w stopniowym łączeniu poszczególnych części firmy w jeden system oraz uproszczeniu przepływu informacji między ludźmi i działami.
Od zamawiania, przez fakturowanie, po raportowanie
W CRM Mango przetwarzamy dziś znaczną część codziennego harmonogramu – od przyjęcia i realizacji zamówienia, poprzez fakturowanie i przypomnienia, aż po raportowanie dla klienta. Poszczególne procesy są ze sobą powiązane, dzięki czemu nie musimy wielokrotnie wprowadzać informacji, które już mamy w systemie w innych miejscach.
Telematyka i inne integracje
System jest połączony z telematyką VSU Truck i systemem ekonomicznym MRP. Dzięki połączeniu z VSU Truck informacje o ruchu wszystkich pojazdów są dostępne bezpośrednio w CRM Mango. System współpracuje również z danymi o stanie prędkościomierza i zbiornika paliwa poszczególnych pojazdów, które można wykorzystać w raportach, zadaniach i innych procesach w Mango. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do istotnych informacji operacyjnych o pojazdach bezpośrednio w CRM, bez konieczności pracy w wielu oddzielnych systemach. Dane z tankowania na własnej stacji benzynowej są również automatycznie wprowadzane do systemu – każda transakcja jest przesyłana do Mango. Podobnie zautomatyzowaliśmy przetwarzanie opłat za pomocą AS 24. Integracje pomagają nam ograniczyć pracę ręczną i skoncentrować dane niezbędne do codziennych operacji w jednym miejscu.
Arkusz planowania transportu i własnego warsztatu samochodowego
Jednym z narzędzi, które bardzo nam pomaga w codziennej pracy jest narzędzie do planowania CRM Mango. Pozwala nam na przejrzyste planowanie zleceń transportowych, a także wykorzystujemy go do zarządzania własnym warsztatem samochodowym. W ramach serwisu możemy planować zlecenia serwisowe, naprawy poszczególnych pojazdów oraz obciążenie i pracę poszczególnych mechaników. W jednym miejscu widzimy, który pojazd jest zaplanowany do serwisu, jakie prace są w nim wykonywane i kto jest za niego odpowiedzialny. CRM Mango to dla nas nie tylko narzędzie do zarządzania ruchem, ale także stopniowo łączy inne ważne obszary firmy.
Naprawa samochodów i zarządzanie magazynem w jednym systemie
Nasz własny warsztat samochodowy jest również ściśle powiązany z naszym kompleksowym systemem zarządzania magazynem, którym zarządzamy w CRM Mango. System obejmuje przyjmowanie i wydawanie części zamiennych oraz umożliwia ich rejestrowanie w powiązaniu z konkretnymi zleceniami serwisowymi. Dzięki temu mamy wgląd nie tylko w samą naprawę pojazdu i pracę mechaników, ale także w materiały i części zamienne użyte do naprawy. Możemy monitorować cały proces serwisowy, od planowania naprawy, przez jej realizację, aż po zużycie części zamiennych.
Ponad 250 pojazdów i ich obowiązki pod kontrolą
W CRM Mango przechowujemy kompletne dane dotyczące floty pojazdów, zaplanowanych zadań i zdarzeń ubezpieczeniowych. System pomaga nam śledzić ważne terminy i automatycznie powiadamia nas o zdarzeniach, na które trzeba zareagować. Stosujemy tę samą zasadę w przypadku naszych kierowców. Monitorujemy niezbędne dokumenty i ich ważność, a Mango automatycznie przypomina o zbliżających się terminach. Przy dużej liczbie pojazdów i pracowników, automatyczna kontrola tych obowiązków jest istotnym ułatwieniem dla odpowiedzialnych pracowników.
Automatyzacja oszczędzająca godziny pracy administracyjnej
Widzimy ogromny potencjał oszczędzania czasu w automatyzacji czynności, które wcześniej trzeba było wykonywać ręcznie. Jednym z konkretnych przykładów jest automatyczny import zamówień od naszego największego klienta. Zamówienia nie muszą już być ręcznie wprowadzane do systemu, co wyeliminowało wiele rutynowych czynności administracyjnych i pozwoliło nam zaoszczędzić wiele godzin pracy. Oprócz oszczędności czasu, zmniejsza to również ryzyko błędów, które naturalnie mogą wystąpić podczas ręcznego wprowadzania dużych ilości danych.
Sztuczna inteligencja jako kolejny krok w automatyzacji
Doceniamy również integrację sztucznej inteligencji bezpośrednio z Mango CRM, z którego korzystamy podczas przetwarzania otrzymanych faktur i zamówień. Mango może pobierać dane z dokumentów i pomagać użytkownikowi w dalszym przetwarzaniu. Celem jest ograniczenie rutynowego ręcznego przepisywania danych, przyspieszenie administracji i zmniejszenie liczby błędów, aby pracownicy mogli skupić się na czynnościach, które naprawdę wymagają ich uwagi.
Chociaż korzystamy z CRM Mango od stosunkowo niedawna, już po kilku miesiącach widzimy korzyści z połączenia transportu, administracji, ekonomii, floty i obsługi własnego samochodu w jednym systemie. Widzimy już uproszczenie codziennej pracy w różnych działach. Największą korzyść widzimy w łączeniu procesów, automatyzowaniu rutynowych czynności i gromadzeniu ważnych informacji w jednym miejscu”.
