Czym są działania niestandardowe? Do czego one służą?
Każda firma nie musi widzieć wyłącznie takich działań, jak spotkania, e-maile i rozmowy telefoniczne. Jako firma możemy być zainteresowani np. postępem prac instalacyjnych lub serwisowych, jeżeli jesteśmy firmą instalacyjną. Ponadto, jeśli jesteśmy firmą handlową, analizy klientów, itp. Sekcja poświęcona działaniom osobistym jest przeznaczona do tego typu rzeczy. W tej sekcji możemy utworzyć wszystko, co chcemy rejestrować, zbierać lub analizować. Dane, z którymi musimy dalej pracować. Pokażemy to na przykładzie. Jesteśmy firmą serwisowo-instalacyjną, zajmujemy się serwisem komputerów. Chcemy stworzyć protokół dotyczący wykonanej pracy. Stworzymy własną działalność w zakresie usług komputerowych.
Mango jest bardzo przyjazny dla użytkownika, dlatego dokładnie prowadzi użytkownika przez formularz, pokazując mu , co i gdzie należy wypełnić . My sami ustalimy nazwę naszej działalności, w naszym przypadku Serwis PC. Nazwę tę, jak widać powyżej, możemy nadać również innym językom, jeżeli mamy zagranicznych kolegów. Ważne jest ustalenie, kto może widzieć tę osobistą aktywność (nie każdy musi widzieć wszystko) i kto może tworzyć te aktywności.
Po kliknięciu na ww. bazę otworzą się kolejne okna, w których należy określić np. ustawienia drukowania. Czy chcemy, aby data i godzina, nazwa firmy klienta, logo itp. były widoczne podczas drukowania?
Po wprowadzeniu wszystkich danych przechodzę do tworzenia pól, które są częścią naszej własnej aktywności. Możemy wybierać różne typy pól, takie jak krótki lub długi tekst, pole wyboru, data i wiele innych .
Jak widać poniżej, w przykładzie usługi PC zdefiniowaliśmy różne typy pól, które mają dla nas wartość informacyjną. Warto pamiętać podczas ich tworzenia, że możemy filtrować wszystkie informacje, które tu zbieramy . Na przykład odfiltrowujemy wszystkie nasze własne działania, przy których zaznaczyliśmy pole wyboru umożliwiające wystawienie faktury klientowi, ponieważ nie jest to naprawa gwarancyjna. I tak w ciągu kilku sekund mamy osobną listę firm, którym należy wystawić fakturę za serwis komputera, oraz listę firm, w których naprawa była objęta gwarancją i dlatego nie została uwzględniona na fakturze.
Jeśli skonfiguruję w ten sposób cały nasz protokół obsługi, jego wypełnienie zajmie mi zaledwie kilka minut, a informacje potrzebne do przetworzenia będą dostępne i przejrzyście zapisane w systemie Mango. Zobaczmy, jak wygląda ukończony protokół w wersji zapoznawczej.
W tym przypadku podpisanie aktu przekazania umowy jest niezbędne. Firma ma dokładny zapis tego, kiedy umowa została przekazana, kiedy i kiedy. Przykład ten ma charakter czysto ilustracyjny, abyśmy mogli sobie wyobrazić, jak różnorodnie możemy pracować z sekcją dotyczącą naszych własnych działań.
Przyjrzyjmy się innym możliwościom pracy nad własnymi działaniami. Nasze dwa przykłady serwisu komputerowego i przekazania umowy mogą wymagać powiązania z jakimś rodzajem zamówienia . Załóżmy, że złożyliśmy duże zamówienie na zakup 50 klimatyzatorów, a podpisane zamówienie musi zostać powiązane z naszą działalnością związaną z przekazaniem umowy w Mango. Albo w przypadku serwisu komputera, najpierw chcę mieć podpisane zlecenie od klienta, w którym zgadza się na naprawę i jej koszt, a następnie chcę połączyć to zlecenie z własną działalnością dotyczącą postępu prac montażowych, czyli naszym wyżej wymienionym protokołem. Tak, w Mango istnieje możliwość doboru własnych aktywności na zamówienie.
W filtrze wyszukiwania w sekcji aktywności filtruję aktywność, której potrzebuję. Następnie zostanie ona wyświetlona w widoku tabeli. Klikam na początek wiersza i klikam na Przypisz kolejność . Pojawia się okno, w którym wpisuję numer zamówienia lub nazwę firmy. Mango wyszukuje zamówienia za mnie, a ja po prostu klikam na to, którego potrzebuję. W ten sposób powiązałem moją własną aktywność z konkretną kolejnością, której potrzebuję. Po rozwinięciu szczegółów aktywności zamówienie zostanie przypięte do nagłówka aktywności. Po kliknięciu etykiety zamówienia możesz przejść do samego zamówienia.
Jeśli pójdziemy w odwrotnym kierunku, będę w zamówieniu i na górze panelu zamówień kliknę na dodane aktywności i zobaczę swoją aktywność, którą powiązałem z tym zamówieniem. Po kliknięciu na tę aktywność mogę przejść do jej szczegółów i treści.
W ten sposób możemy dotrzeć do tego, czego potrzebujemy, w obu kierunkach. Czy to z zamówienia na własną działalność, czy odwrotnie, z działalności na zamówienie. Przejrzystość zapisów jest dla nas ważna. Utrzymuje porządek i efektywne zarządzanie procesami biznesowymi.
Na koniec przyjrzyjmy się, gdzie zbierane są nasze własne działania i jak wygląda ich prezentacja tabelaryczna. Gdy jestem w sekcji zajęć, używam własnego filtra, aby odfiltrować zajęcia, których potrzebuję. Na potrzeby poniższego obrazu wymieniliśmy usługi komputerowe. Wszystkie działania oznaczone tą etykietą zostaną odfiltrowane. Cóż za linia, nowa aktywność. W wierszach mam wszystkie niezbędne mi informacje, które wybieram do wyświetlenia. Mogę je edytować i przepisywać bezpośrednio w tych linijkach. Mogę zmienić kolejność kolumn. Mogę ukryć lub pokazać kolumny, które chcę zobaczyć w tym widoku tabeli.
Dział działań własnych jest naprawdę rozbudowany i bardzo dobrze dopasowuje się do potrzeb firmy. Jak już wspomnieliśmy, w tej sekcji możemy dodać wszystko, co chcemy zebrać, przeanalizować, zarchiwizować lub zapisać. Dane, nad którymi musimy dalej pracować. To od każdego klienta zależy, co dodać do swoich działań oraz jak łączyć i łączyć ze sobą przepływy pracy.
