Was sind benutzerdefinierte Aktivitäten? Wofür sind sie?
Kein Unternehmen muss möglicherweise nur Aktivitäten wie Besprechungen, E-Mails und Telefonanrufe sehen. Als Unternehmen können wir beispielsweise am Verlauf einer Installation oder eines Service interessiert sein, sofern wir ein Installationsunternehmen sind. Darüber hinaus führen wir, sofern es sich um ein Handelsunternehmen handelt, Kundenanalysen etc. durch. Für solche Dinge ist der Bereich „Persönliche Aktivitäten“ gedacht. In diesem Abschnitt können wir alles erstellen, was wir aufzeichnen, sammeln oder analysieren müssen. Daten, mit denen wir weiter arbeiten müssen. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels zeigen. Wir sind ein Service- und Installationsunternehmen und führen die Wartung von Computern durch. Wir möchten über die durchgeführten Arbeiten ein Protokoll erstellen. Wir werden unseren eigenen PC-Service-Bereich gründen.
Mango ist sehr benutzerfreundlich und führt Sie genau durch die Felder, die Sie ausfüllen müssen, und dorthin . Den Namen unserer Tätigkeit legen wir selbst fest, in unserem Fall PC-Service. Wir können diesen Namen, wie oben zu sehen, auch anderen Sprachen geben, wenn wir ausländische Kollegen haben. Es ist wichtig festzulegen, wer diese persönlichen Aktivitäten sehen kann (nicht jeder muss alles sehen) und wer diese Aktivitäten erstellen kann.
Wenn ich auf die oben genannte Basis klicke, öffnen sich weitere Fenster, in denen wir beispielsweise die Einstellungen für den Druck festlegen müssen. Sollen Datum und Uhrzeit, Firmenname des Kunden, Logo etc. beim Drucken sichtbar sein?
Nachdem ich alle Eingabeinformationen eingegeben habe, fahre ich mit der Erstellung der Felder fort, die Teil unserer eigenen Aktivität sind. Wir können verschiedene Feldtypen auswählen, beispielsweise Kurz- oder Langtext, Kontrollkästchen, Datum und viele andere .
Wie wir unten sehen können, haben wir für das PC-Service-Beispiel verschiedene Feldtypen definiert, die für uns einen informativen Wert haben. Denken Sie bei der Erstellung daran, dass wir alle hier gesammelten Informationen anschließend filtern können . Beispielsweise filtern wir alle Eigenleistungen heraus, bei denen wir das Kontrollkästchen zur Rechnungsstellung an den Kunden aktiviert haben, weil es sich nicht um eine Garantiereparatur handelt. Und so haben wir innerhalb weniger Sekunden eine separate Liste mit den Firmen, bei denen der PC-Service in Rechnung gestellt werden muss und eine Liste mit den Firmen, bei denen die Arbeit unter die Garantie fiel und daher nicht in der Rechnung enthalten war.
Wenn ich unser komplettes Serviceprotokoll so aufsetze, dauert das Ausfüllen nur wenige Minuten und die für die Abwicklung notwendigen Informationen sind in Mango vorhanden und übersichtlich abgelegt. Sehen wir uns an, wie das fertige Protokoll in der Vorschau aussieht.
Maßgeblich hierfür ist die Unterzeichnung der Vertragsübergabe. Das Unternehmen verfügt über eine klare Aufzeichnung darüber, wann der Vertrag übergeben wurde und zu welcher Uhrzeit und an welchem Datum. Das Beispiel dient lediglich der Veranschaulichung, damit wir uns vorstellen können, wie vielfältig wir im Bereich „Eigene Aktivitäten“ arbeiten können.
Schauen wir uns weitere Möglichkeiten für die Arbeit mit Ihren eigenen Aktivitäten an. Unsere beiden Beispiele PC-Service und Vertragsübergabe müssen ggf. an eine Auftragsart geknüpft werden. Nehmen wir an, wir haben eine Großbestellung über 50 Klimaanlagen aufgegeben und diese unterzeichnete Bestellung muss mit unserer eigenen Vertragsübergabeaktivität bei Mango abgeglichen werden. Oder beim PC-Service möchte ich zunächst einen unterschriebenen Auftrag vom Kunden haben, dass er mit der Reparatur einverstanden ist und zu welchem Preis, und diesen Auftrag möchte ich dann mit meiner eigenen Tätigkeit über den Montageverlauf, also unserem oben erwähnten Protokoll, koppeln. Ja, bei Mango ist es möglich, eigene Aktivitäten zur Bestellung hinzuzufügen.
Im Suchfilter im Bereich Aktivitäten filtere ich die Aktivität heraus, die ich brauche. Anschließend wird es in einer Tabellenansicht angezeigt, ich klicke auf den Zeilenanfang und dann auf Reihenfolge zuweisen . Es öffnet sich ein Fenster, in dem ich die Bestellnummer oder den Firmennamen eingebe. Mango sucht für mich nach Bestellungen und ich klicke einfach auf die, die ich brauche. Auf diese Weise habe ich meine eigene Aktivität mit der spezifischen Reihenfolge gepaart, die ich brauche. Nach dem Erweitern der Aktivitätsdetails wird die Bestellung an die Aktivitätsüberschrift angeheftet. Nach einem Klick auf das Bestelllabel gelangst Du zur eigentlichen Bestellung.
Und wenn wir den umgekehrten Weg gehen, bin ich in der Bestellung und klicke oben im Bestellfenster auf „Hinzugefügte Aktivitäten“ und sehe meine eigene Aktivität, die ich mit dieser Bestellung gepaart habe. Und nachdem ich auf diese Aktivität geklickt habe, kann ich ihre Details und Inhalte abrufen.
Auf diese Weise können wir in beide Richtungen an das gelangen, was wir brauchen. Sei es von einem Auftrag zu einer eigenen Tätigkeit oder umgekehrt von einer Tätigkeit zu einem Auftrag. Eine saubere Dokumentation ist uns wichtig. Sorgt für Ordnung und effizientes Management der Geschäftsprozesse.
Schauen wir uns abschließend noch an, wo die eigenen Aktivitäten als solche erfasst werden und wie deren tabellarische Darstellung aussieht. Wenn wir im Abschnitt „Aktivitäten“ sind, verwende ich meinen eigenen Filter, um die Aktivitäten herauszufiltern, die ich brauche. Für das Bild unten haben wir den PC-Dienst aufgelistet. Alle Aktivitäten mit diesem Label werden herausgefiltert. Was für eine Linie, eine neue Aktivität. In den Zeilen stehen alle notwendigen Informationen, die ich brauche und die ich dort anzeigen lassen möchte. Ich kann sie direkt in diesen Zeilen bearbeiten und umschreiben. Ich kann die Spalten neu anordnen. Ich kann die Spalten, die ich sehen möchte, in dieser Tabellenansicht ausblenden oder anzeigen.
Der Bereich Eigenaktivitäten ist wirklich umfangreich und lässt sich sehr gut an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Wie bereits erwähnt, können wir in diesem Abschnitt alles hinzufügen, was wir sammeln, analysieren, archivieren oder aufzeichnen müssen. Daten, die wir weiter verarbeiten müssen. Dabei obliegt es jedem Kunden, zu entscheiden, was er zu seinen eigenen Aktivitäten hinzufügt und wie er Arbeitsabläufe koppelt und kombiniert.
