Fakturácia je neoddeliteľnou súčasťou každej firmy. Od malých podnikateľov až po veľké spoločnosti - bez správne nastavenej fakturácie to jednoducho nejde. A ideálne je, keď máme všetko pod kontrolou v jedno systéme. Žiadne prepínanie medzi aplikáciami, žiadne hľadanie údajov na rôznych miestach, žiadne prepisovanie.
V CRM Mango vieme zastrešiť kompletný proces od prvého kontaktu so zákazníkom až po vystavenie a úhradu faktúry - rýchlo prehľadne a bez zbytočnej administratívy. CRM Mango dokáže zaevidovať faktúru prijatú (aj pomocou AI), vie vystaviť faktúru, takisto zálohové faktúry prípadne dobropisy, vie evidovať náklady a v neposlednom rade vie poskytnúť automatické párovanie platieb a prepojenia s bankou.
Základné nastavenia potrebné pre úspešnú fakturáciu
Poďme sa spoločne pozrieť na to, čo je dobré mať v našom CRM Mango nastavené pred tým ako sa pustíme do úspešnej fakturácie. V sekcii nastavenia v rámci rozširujúcich modulov si musíme aktivovať "Modul fakturácie". Dôležité v tomto kroku je povedať, že aj bez aktívneho modulu fakturácie viete v CRM Mango faktúry vystavovať a evidovať. Na tieto základné funkcie nepotrebujete mať nič aktivované. Ale bez aktívneho modulu vám chýbajú mnohé ďalšie funkcie, ktoré Mango poskytuje v balíčku modulu fakturácie ako napríklad hromadné odosielanie faktúr, zasielanie upomienok, analytika ... Tento modul je navrhnutý tak, aby zefektívnil proces samotnej fakturácie a zabezpečil presnú a včasnú komunikáciu s klientmi. Takže, keď máme modul aktivovaný pokračujeme ďalej.
Ďalším modulom, ktorý je dobré mať aktívny je modul "Automatické bankové transakcie
Všetky prijaté aj odoslané platby môžete automaticky alebo manuálne párovať s vystavenými faktúrami priamo v systéme. Týmto spôsobom eliminujete ručné zadávanie, minimalizujete chybovosť a ušetríte si množstvo času. Tento modul po aktivovaní je potrebné aj spravovať. Čo to znamená? Je potrebné si nastaviť na základe čoho chcete aby vaše platby boli párované a následne pridáme nové prepojenie na banku.
Poďme na ďalší krok. Ideme do sekcie "Číselníky" a tam si vieme nastaviť rad faktúry prijatej, rovnako rad faktúry vydanej, dobropisu a všetkých dokumentov týkajúcich sa fakturácie. V jednoduchosti povedané navolíme si ako sa budú naše dokumenty volať, ako ich budeme značiť.
Ďalším krokom, ktorý je potrebné spraviť je, že pri vlastnej firme v adresári musíte mať zadané číslo účtu. Čiže jednoducho v adresári Mango si vyhľadáte svoju firmu a tam v záložke ostatné nastavíte číslo účtu, banku, IBAN a poznámku ak nejakú potrebujete zadať. Samozrejme vieme vložiť toľko bankových účtov koľko potrebujeme. Postup je vždy rovnaký. Zároveň je dobré si v tejto časti vložiť aj pečiatku, ktorá sa nám bude ťahať na jednotlivé faktúry a spôsob fakturácie či e-mailom, poštou a pod.
Poďme do ďalšej časti našich nastavení. Presunieme sa do časti "Tlačové zostavy". CRM Mango má vo svojej ponuke defaultne nastavené tlačové zostavy všetkých dokumentov, ktoré potrebujete k úspešnému procesu fakturácie, ktoré viete preložiť do jazykov akých potrebujete. Všetky tlačové zostavy sú plne prispôsobiteľné vaším potrebám. Viete si tam zmeniť naozaj čokoľvek čo potrebujete od farieb, písma, zobrazenie stĺpcov, orámovanie ... naozaj čokoľvek.
Poslednou a dôležitou časťou, ktorú je potrebné nastaviť je samotné nastavenie sekcie fakturácie ako takej. V tejto časti si nastavujeme nasledovné oblasti:
V prvom prípade v nastavení sekcie faktúr si musíme nastaviť parametre ako napríklad variabilný symbol. Vieme si nastaviť či tento symbol sa bude priraďovať podľa čísla faktúry alebo objednávky. Ďalej si nastavíme v tejto časti ako bude prebiehať vytváranie hromadných faktúr, ďalej pri dopravných objednávkach podľa čoho určiť stredisko pri fakturácií a či v neposlednom rade chceme do faktúr kopírovať aj súbory z objednávok.
V nastaveniach predvoleného predmetu a textu emailu si vieme nastaviť čo chceme aby bolo napísané v predmete a samotnom obsahu e-mailu keď ideme zasielať faktúru alebo upomienku. Rovnako si viete nastaviť aj samotný text, ktorý vám pôjde na faktúru ako takú.
A keďže sme v tejto časti nastavení, tak je rovnako dobré popísať poslednú časť a to je nastavenie sekcie upomienok. V prvom kroku si viete nastaviť, či chcete aby vám tieto upomienky Mango zasielalo zákazníkom automaticky alebo to budete robiť manuálne. Pokiaľ si navolíte automatické zasielanie upomienok je potrebné si zadefinovať aj ďalšie parametre. Potrebujeme Mangu zadefinovať po koľkých dňoch po splatnosti faktúry chcete zaslať prvú upomienku a s akým textom. Rovnako si takto zadefinujeme aj druhú upomienku a ďalšie nasledovné v poradí.
Vystavenie faktúr
Po všetkých úvodných nastaveniach sa môžeme pustiť do samotného procesu fakturácie. V CRM Mango existujú dva spôsoby ako na to. Prvým spôsobom je cez štandardné zelené tlačidlo plus + v sekcii faktúry si vystavíme faktúru. Druhý spôsob, ktorý je oveľa efektívnejší je vystaviť faktúru priamo z objednávky. Bolo by nezmyselné pokiaľ firma tvorí objednávky v Mangu aby faktúry netvorila priamo z týchto objednávok. Takže preklikneme sa do sekcie objednávok a priamo z konkrétnej objednávky vieme vystaviť faktúru s tým, že sa nám všetky dáta z objednávky automaticky natiahnu do vystavenej faktúry. V objednávke si odklikneme dokončiť objednávku a vystaviť faktúru.
Po potvrdení vystavenia faktúry sa vás Mango spýta na dátum vystavenia a rad dokladu. A faktúra je na svete. Stačili vám tri kliknutia a z objednávky máme behom pár sekúnd faktúru. Samozrejme po vystavení faktúry z objednávky si viete faktúru upraviť, editovať ako potrebujete. Vieme, že niekedy faktúra sa môže odlišovať od pôvodnej objednávky. Čiže čokoľvek čo bude potrebné viete v samotnej faktúre upravovať.
Ešte je dôležité spomenúť dátum splatnosti pri faktúre. Ten si Mango ťahá z adresára. Pri každom klientovi v adresári v časti "ostatné" si vieme nastaviť splatnosť. Štandardne je nastavená na 14 dní. V prípade ak zákazník z nejakého dôvodu potrebuje dlhšiu splatnosť na faktúru tak si ju viete pri klientovi nastaviť tak ako potrebujete.
Náhľad faktúry potom vyzerá nasledovne.
Ak je na faktúre všetko v poriadku, tak zase jedným kliknutím vieme odoslať dokument e-mailom. Text e-mailu je predvolený ale zase, pokiaľ chce firma iný text e-mailu vie si ho v nastaveniach CRM zmeniť. Rovnako jazyk e-mailu bude taký ako aj faktúra. Čiže keď budete chcieť poslať faktúru v anglickom jazyku stanovíte si jazyk dokumentu angličtinu a aj e-mail, ktorý budete posielať zákazníkovi bude v anglickom jazyku.
Po odoslaní faktúry e-mailom sa vám uloží pri faktúre dátum kedy ste faktúru odoslali spolu s e-mailom kam faktúra bola poslaná. V prípade ak vám vznikne nejaký problém viete si spätne dohľadať kedy faktúra odišla a zároveň na aký e-mail.
Zákazníkovi príde prehľadný e-mail s predefinovaným textom, kde klikne na odkaz a faktúra sa mu otvorí. Zákazník si faktúru vie uložiť, vytlačiť alebo priamo cez QR kód zaplatiť. Dôležité je spomenúť, že pri každej odoslanie faktúre zákazníkovi sledujeme analytiku dokumentu. O čo ide? Vieme sledovať či zákazník faktúru otvoril, či vôbec daný e-mail otvoril. Zákazník tým pádom pokiaľ bude tvrdiť, že faktúru nedostal a ani neotvoril, vieme si pozrieť či je tomu skutočne tak.
Vyššie sme si popísali ako plus mínus prebieha vyfakturovanie objednávky a zaslanie faktúry zákazníkovi do e-mailu. Poďme sa pozrieť ďalej. V CRM Mango vieme faktúry aj hromadne posielať. Nemusíme faktúru po faktúre jednotlivo posielať. Stačí keď si vyklikáme faktúry, ktoré chceme zasielať zákazníkom a potom klikneme na možnosť - odoslať dokumenty e-mailom. Mango si natiahne všetky faktúry a podľa firiem priradí osoby a e-mail, kam faktúra bude zaslaná.
Takýmto spôsobom si vieme označiť toľko faktúr koľko potrebujeme a behom pár sekúnd zasielame faktúry všetkým vybraným zákazníkom. Ak by sa stalo, že pri nejakom zákazníkovi nám chýba e-mail Mango nás upozorní na zadanie dodatočných chýbajúcich údajov potrebných pre zaslanie faktúry.
Pri takto hromadnej fakturácií už nie je možné si meniť text e-mailu, ten je preddefinovaný. Ale zákazník sa vôbec nemusí báť, text e-mailu sa prispôsobí jazyku firmy kam faktúra bude odoslaná.
Ako na dobropis?
Vieme, že počas priebehu fakturácie prichádzajú situácie kedy faktúru potrebujeme vydobropisovať. CRM Mango myslelo samozrejme aj na to. Ako budeme postupovať? Jednoducho si naklikneme detail faktúry, ktorý potrebujeme a cez ikonu v pravom hornom rohu vytvoríme dobropis.
Pri dobropise je vždy potrebné uviesť aj dôvod vystavenia dobropisu. Táto informácia sa nám natiahne aj do samotného dobropisu. Po vyplnení radu dobropisu, dôvodu vystavenia a prípadnej poznámky sa nám dobropis vytvorí z faktúry. Pozor dobropis následne upravíme podľa našich potrieb. Je možné, že nebudeme dobropisovať celú faktúru napríklad na 5 zimných pneumatík ale dobropis pôjde len na dve z nich. Preto pri dobropise zmeníme počet ks z 5 (ten sa natiahol z faktúry) na 2. Ak máme dobropis upravený tak dáme uložiť a máme hotovo. Pri náhľade potom vidíme všetky potrebné atribúty aj s dôvodom prečo bola suma dobropisovaná a dobropisovanú sumu ako mínusovú položku, ktorá sa nám odpočíta od vystavenej faktúry. Ak sa stane, že zákazník medzitým ju uhradí tak dobropisovanú sumu firma vráti v následnej platbe. Vo väzbách pri dobropise potom vidíme faktúru vydanú, aby sme mali lepší prehľad, ktorej faktúry sa dobropis týkal a zároveň pri platbách si vieme pozrieť či bol dobropis už uhradený
a koľko z faktúry ešte zostáva uhradiť.
Faktúra prijatá
Súbor nám CRM Mango pomocou umelej inteligencie nahrá rozlúšti a jednotlivé položky faktúry prepíše priamo do systému. Všetky položky je potrebné si samozrejme skontrolovať. V tomto procese predstavuje umelá inteligencia pre nás pomoc ale dôležitá je aj naša následná kontrola. Niekde môže umelá inteligencia prečítať dáta nesprávne prípadne zameniť nejaké položky.
Na obrázku vyššie vidíme ako umelá inteligencia rozlúštila naše PDF a nahrala ho do systému. Tento šikovný pomocník nám šetrí čas a vie zrýchliť celý proces evidovania faktúr prijatých. Pozor umelú inteligenciu si vieme aj trénovať. Ako dobre s praxe poznáme tak faktúry sa k nám vedia dostať v najrozmanitejších podobách. Niekedy môže mať problém umelá inteligencia rozlúštiť čo je vôbec variabilný symbol alebo suma bez DPH. PDF súbory môžu byť občas pre ňu neprehľadné a ťažko rozlúštiteľné. My ale dokážeme našu umelú inteligenciu trénovať. Vieme jej zadávať informácie, ktoré jej pomôžu pochopiť v ďalších prípadoch, čo sa kde nachádza, ako čo prečítať, kde si dať pozor.
Takže váš asistent v podobe umelej inteligencie bude s každou faktúrou šikovnejší a šikovnejší. Čím viac takýchto usmernení tam zadáte, tým lepšie bude v budúcnosti vaša prijatá faktúra načítaná a priamo zaevidovaná v Mangu. Takto si vieme zaevidovať akúkoľvek faktúru prijatú, ktorú potrebujeme. Vieme si stanoviť zároveň či je to teda faktúra alebo pokladničný blok alebo nejaký interný doklad. Keď si pomocou našej umelej inteligencie alebo manuálne zaevidujeme do CRM Mango všetky faktúry prijaté vieme ich veľmi jednoducho priamo z CRM Mango aj uhradiť. Označíme si tie faktúry, ktoré potrebujeme uhradiť, prípadne vo filtri vám Mango ponúkne vyfiltrovať všetky nezaplatené. Faktúry si označíme a klikneme na zadanie príkazu do banky.
Následne vám CRM Mango ponúkne vybrať si účet z ktorého chcete faktúry zaplatiť (v prípade ak máte v CRM Mango evidovaných viac účtov). Následne sa vám stiahne súbor v MS Excel, ktorý už len nahodíte do banky a zadáte hromadný príkaz na úhradu. Nám sa následne natiahne do platieb úhrada týchto faktúr, to naše takzvané mínus a faktúry v systéme budú evidované ako uhradené aj s prislúchajúcim dátumom úhrady.
Okrem vyššie uvedených postupov sa vieme k faktúre prijatej dopracovať aj z objednávky vydanej. Napríklad pri prepravných firmách to funguje spôsobom, že vystavia objednávku a objednajú si prepravu u špedičnej firmy xy. Potom následne obdržia faktúru od prepravcu, ktorú si vedia jednoducho nahrať do CRM Mango, následne priamo uhradiť a faktúra prijatá sa nám samozrejme naviaže na objednávku ktorú sme vydali na špedičnú firmu.
A poslednou cestou ako sa k nám vie dostať faktúra prijatá je nasledovná. V rozširujúcich moduloch si viete aktivovať modul "Automatizované spracovanie e-mailov". O čo ide? Prostredníctvom tohto modulu Mango automaticky dokáže importovať faktúru z prijatého e-mailu.
Keď si vo vyššie uvedenom poli nastavíme centrálny e-mail kam nám chodia faktúry tak CRM Mango na základe nastavenia nám všetky faktúry, ktoré prídu na uvedený e-mail nahrá do systému do faktúr prijatých. My si ich následne otvoríme a zase Mango pomocou umelej inteligencie načíta všetky dáta z danej faktúry, nahrá ich, my ich len skontrolujeme a faktúry máme zaevidované v systéme.
Vo všetkých častiach tejto obsiahlej sekcie či už ide o faktúry vydané, prijaté, zálohové, dobropisy - vo všetkom vieme filtrovať. Viete si filtrovať obdobia, viete si vyfiltrovať nezaplatené faktúry, po splatnosti, čokoľvek čo potrebujeme zo systému vytiahnuť. Všetky filtre si viete samozrejme uložiť aby ste ich vždy mali po ruke keď to bude potrebné. CRM Mango vám ponúka v každej sekcii aj rýchle filtre zobrazené na lište ale viete si vytvárať oveľa viac možností , ktoré zahrňujú také atribúty, aké potrebujete.
Náklady a ich evidencia
Firma si potrebuje evidovať svoje náklady. CRM Mango na to samozrejme tiež myslelo. Ak príde firme veľká faktúra povedzme za tankovanie vozidiel, okrem toho, že si ju viete pomocou umelej inteligencie napríklad, zaevidovať, viete si cez väzby priradiť náklady a zároveň ich priradiť aj ku konkrétnemu vozidlu.
Na obrázku vyššie vidíme jednotlivé náklady viažuce sa k faktúre za tankovanie ktorú sme prijali. Po otvorení detailu si vieme zadefinovať položky ako názov, typ nákladu, dodávateľa, vodiča ak by sme chceli náklady evidovať nielen k prislúchajúcemu autu ale aj vodičovi a mnohé iné.
Náklady viete samozrejme evidovať nie len z faktúr prijatých. Viete si cez zelené plus vložiť akýkoľvek náklad, ktorý potrebujete mať zaevidovaný v Mangu. Viete si k nemu priradiť všetky dôležité informácie a tak behom pár sekúnd s ľahkosťou generovať dôležité reporty - napríklad čo vás ako firmy, vyšli mzdy za rok pre obchodné oddelenie.
Vzájomný zápočet
Situácia, ktorá môže nastať a CRM Mango ju vie účtovne zaevidovať. Takže povedzme, že sme si u firmy FARBIČKA s.r.o. objednávali výrobu brožúr pre náš CRM systém. Zároveň ale firma FARBIČKA využíva CRM Mango. Takže sme sa zhodli, že vzájomným zápočtom tieto faktúry uhradíme a zvyšok sa doplatí. Dajme tomu, že prevádzka CRM Mango by bola 500 eur a tlač brožúr 800 tak tým pádom nám vychádza, že firme FARBIČKA musíme ešte 300 eur doplatiť. Tento proces vieme vzájomným zápočtom v Mangu riadne zaevidovať a zvyšnú sumu samozrejme uhradiť. Ako budeme teda v Mangu postupovať? Veľmi jednoducho sa preklikneme do faktúry prijatej ktorú sme obdržali za v našom príklade brožúry a v časti platby si otvoríme novú platbu a tam si vyberieme možnosť vzájomného zápočtu.
Následne vám CRM Mango ponúkne zoznam faktúr, ktoré by bolo možné uhradiť takýmto spôsobom a nemajú príznak zaplatené. Vyberiem si teda faktúru, ktorú chceme takýmto spôsobom uhradiť, potvrdíme a máme faktúru uhradenú vzájomným zápočtom s tým, že táto skutočnosť sa nám natiahne aj do platieb. V platbách si viete otvoriť túto dohodu o vzájomnom zápočte aj s tým koľko je potrebné ešte uhradiť.
Fakturácia už nemusí byť zdĺhavý a chaotický proces. V CRM Mango všetko prebieha rýchlo, jednoducho a s maximálnym prehľadom - od vystavenia faktúry až po jej úhradu. Vďaka automatickému párovaniu platieb a prehľadným reportom vždy presne viete, čo je zaplatené a čo ešte čaká na úhradu. Ušetríte si hodiny administratívy, minimalizujete riziko chýb a získate väčšiu kontrolu nad cash-flow svojej firmy. Nechajme fakturáciu pracovať za vás - CRM Mango to ide ľahšie, než si myslíte. Presvedčte sa sami - vyskúšajte CRM Mango ešte dnes a uvidíte ten rozdiel.
