Ministerstwo spraw wewnętrznych? Bez problemu
Pandemia COVID-19 była i jest trudnym wyzwaniem dla społeczeństwa. W biznesie, jeśli pozwalał na to charakter pracy, najczęściej pojawiała się możliwość pracy zdalnej jako bezpiecznej formy wykonywania pracy. Nie chcemy omawiać tej trudnej sytuacji szczegółowo na potrzeby tego bloga, ale w wielu przypadkach firmy odkryły, że w tej trudnej sytuacji pracownicy mogą/muszą w większym stopniu pracować z domu.
Praca zdalna może stanowić potencjalne ryzyko dla menedżera. Faktem pozostaje, że pojawiają się pytania. Czy dana osoba będzie wykonywać swoją pracę tak samo dobrze, jakby pracowała w tej samej firmie? Czy w czasie pracy nie będzie oddawał się czynnościom prywatnym? Czy będę mógł mu zaufać, że jego osiągnięcia są poparte tak dużą liczbą godzin pracy, jak twierdzi? I coraz więcej pytań.
Mango znalazło rozwiązanie tych problemów. Jak? Opracowano MANGO DEKTOPP APP (MDA) - aplikację służącą do monitorowania pracy komputera. Jest to aplikacja, która po zainstalowaniu na komputerze użytkownika będzie rejestrować całą pracę na jego komputerze i automatycznie przesyłać ją do Manga w sekcji aktywności. Teraz rozumiemy, że zastanawiasz się, czy to jest w ogóle legalne. Odpowiedź: tak, jest. Sformułujmy to nieco bardziej szczegółowo.
Monitorowanie pracy pracownika na komputerze jest legalne , musi jednak być zgodne z przepisami dotyczącymi prywatności i zatrudnienia. Na Słowacji kwestie monitorowania reguluje przede wszystkim Kodeks pracy oraz ustawa o ochronie danych osobowych , która wdraża rozporządzenie RODO (UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych). Łącznie przepisy te określają warunki, na jakich można monitorować pracowników.
Najważniejsze prawa i przepisy:
Kodeks pracy (Ustawa nr 311/2002 Dz.U.):
- W artykule 13 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do poszanowania godności i prywatności pracowników oraz nie może ingerować w ich prawa bardziej, niż jest to konieczne.
- Kodeks pracy wprost stanowi, że pracodawca może monitorować pracowników wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne dla ochrony uzasadnionych interesów pracodawcy, a pracownicy muszą być o tym informowani.
Ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. nr 18/2018 Dz.U.) i RODO:
- RODO i powiązane z nim przepisy o ochronie danych osobowych wymagają, aby pracownicy byli informowani o celu, zakresie i sposobie monitorowania.
- Monitoring jest dopuszczalny wyłącznie wtedy, gdy pracodawca ma uzasadniony interes, np. ochronę mienia lub efektywne wykorzystanie czasu pracy. Jednakże interes ten musi być zrównoważony z prawem pracownika do prywatności.
- Pracodawca jest zobowiązany przechowywać wyłącznie niezbędne dane i zapewnić ich bezpieczne przetwarzanie.
Rozporządzenie RODO:
- RODO nakłada na pracodawców obowiązek wdrożenia procesu przetwarzania danych i zapewnienia pracownikom wiedzy o tym, w jaki sposób i dlaczego ich dane osobowe są przetwarzane.
- Dane osobowe uzyskane w wyniku monitoringu muszą być przetwarzane wyłącznie w zamierzonym celu i nie mogą być wykorzystywane poza tym celem.
Sytuację na Słowacji opisaliśmy powyżej. Jeśli firma chce wdrożyć monitoring w innym kraju, zalecamy zapoznanie się z przepisami obowiązującymi w tym kraju.
Jeżeli planowane jest wdrożenie systemu monitorowania, pracodawca powinien przygotować wewnętrzne wytyczne i pisemnie poinformować pracowników o wszystkich aspektach monitorowania, aby proces ten był zgodny z prawem.
Być może trochę Cię wystraszyliśmy, ale wręcz przeciwnie, prawo mówi, że jest to w porządku, pracownik powinien o tym wiedzieć, co Mango respektuje, a pracownik musi zweryfikować działania, które program zarejestrował.
Można to porównać do sytuacji, w której pracownik zapisuje, nad czym pracował w ciągu dnia, a na koniec pracy wysyła raport o tym, co zrobił. To jest to samo. MDA rejestruje pracę, która najpierw jest wyświetlana tylko pracownikowi, który musi potwierdzić, że praca jest widoczna dla przełożonego, a następnie można zobaczyć, co pracownik zrobił w ciągu dnia.
Po zainstalowaniu aplikacji na komputerze pracownika, działa ona cały czas w tle i nie przeszkadza pracownikowi w pracy. Jak już wspomnieliśmy powyżej, wszystkie działania podejmowane przez pracownika na monitorowanym komputerze są przesyłane do Mangi, gdzie są wyświetlane w menu głównym w sekcji działań ze stosowną flagą MDA. Oczywiście te działania podlegają weryfikacji, ale jeśli pracownik życzy sobie, aby wszystkie działania były weryfikowane automatycznie, może skonfigurować taką opcję. Jeśli używam komputera wyłącznie do celów służbowych, mogę czuć się bardziej komfortowo, konfigurując automatyczną weryfikację. Dzięki temu wszystko, co robię w ciągu dnia, będzie przenoszone do aktywności związanych z Mangą i automatycznie weryfikowane. Ale jeśli używam komputera także w celach prywatnych, to oczywiste, że nie chcę, aby wszystko było widoczne w mandze. W takim przypadku dobrym pomysłem jest ustawienie działań podlegających weryfikacji. Oznacza to, że pojawią się one w mandze dopiero wtedy, gdy ja, jako użytkownik, je potwierdzę. Wszystkie niezbędne informacje na temat MDA można znaleźć pod poniższym linkiem.
COŚ NA PODSUMOWANIE - słowo od autora
Jako autor tego bloga chciałbym napisać kilka słów na zakończenie. Pracuję w dziale marketingu w crmango, sro. Pracuję głównie w domu, a aplikacja MDA monitoruje mój komputer każdego dnia. Jako pracownik firmy uważam, że jest to metoda przejrzysta dla obu stron. Dla mnie praca zdalna jest bardzo dobrym rozwiązaniem, a dla mnie osobiście daje wiele korzyści. Z kolei dla firmy, dzięki MDA, jest to bezpieczne rozwiązanie pozwalające mierzyć moją wydajność pracy i ogólnie mieć pojęcie o tym, co i kiedy robię w ciągu dnia. System ten przynosi korzyści zarówno firmie jak i pracownikowi. Obie strony muszą się zgodzić co do zasad i bezpieczeństwa, aby obie strony były wystarczająco poinformowane, zgodnie z powyższym prawem. W takim przypadku MDA staje się poręcznym pomocnikiem dla niemal każdej firmy.
