V dynamickém pracovním prostředí je pro úspěšné řízení týmu klíčové nejen přidělit práci, ale zejména ji definovat, sledovat a vyhodnocovat. SMART plánování - tedy zadávání úkolů, které jsou specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené - poskytuje pevný rámec pro efektivní dosahování firemních cílů. CRM Mango tento proces výrazně zjednodušuje - díky modulům jako jsou úkoly, projekty, upozornění a reporting.
SPECIFIC - specifické - jasně nadefinovaný úkol
Při tvorbě úlohy v modulu Úkoly v CRM Mango můžete detailně popsat, co přesně se má udělat – od rozsahu, odpovědnosti, přes termíny, přílohy až případně pod-úkoly a komentáře kolegů.
Tip od nás: Vsaďte na precizní název (například: zaktualizovat ceník produktů do 30. května 2026). Takto přesně specifikovaný název zabraňuje nejasnostem a zkracuje čas na objasnění.
MEASURABLE - měřitelné - jak zjistíte, že je to hotovo?
CRM Mango umožňuje označit úlohu jako dokončenou, sledovat progres nebo prioritu úlohy. Rovněž umíte stanovit plánovaný termín dokončení a odsledovat, zda úkol byl splněn do požadovaného termínu. Pomocí filtrů, které CRM Mango nabízí si umíte vytvořit report firem s vašimi úkoly, které nejsou dokončeny, před termínem dokončení, které jsou po termínu dokončení, které jsou reportovány vámi nebo které byly reportovány vám. Rychlý a chytrý přehled během pár minut.
ACHIEVABLE - dosažitelné - delegujte a nastavte reálná očekávání
Sledování vytíženosti týmu nám umí prozradit, kdo má spoustu úkolů s blízkými termíny dokončení. Umíme tyto úkoly efektivněji přeřadit, delegovat na jiné osoby. Na časové ose si umíme zároveň podívat, zda se přiřazeným úkolům člověk skutečně věnuje nebo se jen tváří, že nestíhá. Můžeme z úkolů vytvořit dílčí úkoly a delegovat je na širší okruh lidí.
RELEVANT - relevantní - souvisí s cíli firmy
Každý úkol umíte přiřadit k firmě, ke konkrétnímu obchodu, vytvořit z úkolu aktivitu. Management si umí vždy najít pod konkrétním obchodem (zákazníkem), jaké úkoly byly vytvořeny a zda byly splněny. Všechny tyto úkoly by měly být směrovány k obchodní strategii týmu a dosahování firemních KPI.
TIME-BOUND - časově ohraničené - žádné nedokončené
CRM Mango umožňuje nastavit konkrétní termín dokončení úkolu a zasílá denně upozornění týkající se blížícího termínu splnění úkolu. Automatické připomínky zajistí, že na nic nezapomenete ani kdyby chcete :).
KLÍČOVÉ ATRIBUTY CRM MANGO NA SMART PLÁNOVÁNÍ - popis a propojení na SMART
1. Úkoly
Plný popis úkolu, přílohy, komentáře, delegace - slouží jako základní prostředí SMART úkolů.
2. Notifikace k úkolům
E-mailová upozornění při změně atributů, přiřazení, termínů nebo komentářích - zaručena včasnost a přehlednost.
3. Denní upozornění
Automatické ranní připomenutí zadaných a nadcházejících úkolů.
4. Kalendář a plánovač
Drag-and-drop plánování úkolů do týmového nebo individuálního kalendáře – ideální pro nastavení reálných časových termínů.
5. Reporting a vytíženost
Sledování časové osy, aktivit uživatelů, časového rozložení – vhodné při plánování dosažitelnosti úkolů.
Případová ukázka z praxe
Firma s 5-členným servisním týmem založila projekt - roli : letní údržba 2025. Rozdělili úkoly mezi tým podle regionů, konkrétní osoby měly nastavené SMART úkoly - dokončit prohlídku 20 objektů do 31.08.2025.
- Včasné notifikace zajistily, že nikdo na své úkoly nezapomněl.
- Vytíženost a práce byly prostřednictvím aktivit zaznamenány v přehledné časové ose, takže management věděl, jak tým postupuje.
- Po ukončení projektu management uměl vyhodnotit, že 90 % úkolů bylo dokončeno v rámci letní údržby v termínu. Zbytek nebyl dokončen včas pro větší vytíženost některých členů týmu. Lepší redistribucí úkolů v dalším projektu se docílilo vyšší procento úspěšnosti projektu, menší přetížení týmu a vyšší spokojenost.
Strategie k plnění cílů
SMART plánování v kombinaci s CRM Mango zajišťuje jasnost, důslednost a sledovatelnost. Přesně to, co efektivní manažer potřebuje. Díky integrovaným modulům se jedná o živý a dynamický systém, ne o statické tabulky. Automatické notifikace a pravidelný reporting šetří čas a eliminují míru chybovosti.
Tip od nás na závěr: Začněte jedním pilotním SMART úkolem, sledujte výsledky a postupně implementujte principy do celého týmu – výsledky se dostaví rychleji než si myslíte.
