Im folgenden Verfahren erklären wir, wie Sie ein erstelltes Angebot/eine erstellte Bestellung an die E-Mail des Kunden im MANGO CRM-System senden. Der Nutzer muss sich bis zum Angebots- bzw. Bestellbereich durchklicken, wie in der Abbildung unter Ziffer 1 dargestellt:
Das Feld wird mit dem Firmennamen oder der Angebots-/Auftragsnummer ausgefüllt. Anschließend sucht der Benutzer nach dem erstellten Angebot/Auftrag. Dies tut er über das Suchfeld, wie in Feld Nr. 2 angegeben.
Nach dem Ausfüllen des Feldes wird das gefundene Angebot/der Auftrag angezeigt, dessen Details Sie durch einen Klick auf den Bleistift im Feld Nr. 3 einsehen können.
Das erstellte Angebot/der erstellte Auftrag wird angezeigt.
Anschließend kann der Nutzer per E-Mail ein Angebot/eine Bestellung absenden. Klicken Sie dazu auf das Quadrat mit der Aufschrift „An E-Mail senden“, wie im Bild oben gezeigt.
Nach dem Klicken wird dem Benutzer ein weiteres Fenster angezeigt.
Im Feld mit der Nummer 1. Der Benutzer gibt die E-Mail-Adresse des Kunden ein, an den das Angebot gesendet werden soll.
Im Feld Nr. 2 kann der Kunde die E-Mail-Adresse eintragen, an die er eine Kopie des zugesandten Angebots erhalten möchte.
Wenn der Benutzer auf Feld Nr. 3 klickt, wird automatisch auch eine Kopie an seine E-Mail-Adresse gesendet.
Nach dem Anklicken des Feldes Nr. 4 wird dem Nutzer im Bereich Aktivitäten automatisch die Aktivität zum Versenden des Angebots angezeigt. Wenn das Feld nicht angeklickt wird, wird die Aktivität zum Senden nicht hinzugefügt.
Nachdem wir diese Informationen eingegeben haben, bewegen wir uns zum unteren Rand des Fensters. Hier kann der Nutzer dann den vorgegebenen Text, der dem Kunden nach Absenden des Angebots angezeigt wird, ändern oder ergänzen.
Im letzten Schritt genügt ein Druck auf die grüne Sende-Box und schon wird das Angebot an die E-Mail des Kunden übermittelt.
Der Benutzer kann den vordefinierten Text beim Senden von Angeboten/Bestellungen im Abschnitt „Einstellungen“ festlegen oder bearbeiten, indem er auf „CRM-Einstellungen“ klickt. In diesem Abschnitt wählen Sie die Registerkarte aus, die Sie bearbeiten möchten. In unserem Fall ist dies die Option „Angebote“. Dort finden Sie die Option „Standardbetreff und E-Mail-Text für das Senden eines Dokuments festlegen“. Anschließend verfasst bzw. bearbeitet er in diesen Feldern die vordefinierten Texte der auf diesem Weg versendeten Angebote und Aufträge in verschiedenen Sprachversionen.
Wenn der Benutzer diesen Abschnitt „CRM-Einstellungen“ in seinem Profil nicht sieht, verfügt er wahrscheinlich nicht über die erforderlichen Berechtigungen zum Bearbeiten.
Der Benutzer kann außerdem über die Einstellungen, indem er auf SMTP-Einstellungen klickt, eine Signatur festlegen, die jedem gesendeten Angebot/Bestellung beigefügt wird. Hier trägt der Nutzer seinen Vornamen, Nachnamen oder die Firma ein, welche als Absender des Angebots/der Bestellung angezeigt wird. Anschließend fügen Sie im nächsten Feld Ihre Unterschrift oder ein Bild, beispielsweise ein Firmenlogo, ein.
