Új (vagy minta) árajánlat vagy rendelés elkészítése viszonylag egyszerű. A bal oldali Ajánlatok lehetőségre, majd a jobb alsó sarokban lévő zöld gombra kattintva megnyílik az új ajánlat létrehozásának lehetősége.
Ezután megjelennek az ajánlatok/rendelések létrehozásakor megadni kívánt lehetőségek, és az előnézet így néz ki:
Az alábbiakban részletesebben ismertetjük az egyes tételeket balról jobbra haladva.
Ajánlat neve - itt írunk egy rövid összefoglalót arról, hogy mit tartalmaz az ajánlat.
Jelentés nyomtatása - lehetőség van több nyomtatási jelentés készítésére (grafikai tervezés) attól függően, hogy melyik termékre vagy szolgáltatásra vonatkozik az ajánlat.
Ajánlatsorozat – ez az ajánlat az ügyfél típusának megfelelő meghatározásáról szól
Létrehozta - az ajánlatot készítő felhasználó adatai itt automatikusan kitöltésre kerülnek
Szállító - itt tudjuk kiválasztani azt a beszállítót, aki a terméket vagy szolgáltatást fedezi (a legtöbb esetben ki is számlázza)
Ügyfél - cég - kiválasztunk egy konkrét céget, amelyre ajánlatot készítünk. Csak írja be ide a cégnév egy részét, és a cég automatikusan ki lesz töltve a címjegyzékből.
Ügyfél - személy - ha ismerjük azt a személyt, akivel a cégnél az ajánlattal kapcsolatban kommunikálunk, itt tudjuk kiválasztani. Csakúgy, mint egy előfizetőnél, ez a személy is kikerül a címjegyzékből.
Létrehozás dátuma – automatikusan kitöltve az ajánlat létrehozásának dátuma alapján.
Elküldés dátuma – automatikusan kitöltve az ajánlat elküldésének dátuma alapján
Utolsó módosítás dátuma – automatikusan kitöltve az ajánlat módosításának dátuma alapján
Érvényesség ig - a felhasználó meghatározhatja, hogy meddig érvényes az árajánlat.
Menü nyelve - lehetőség van több fordításra, és a menü automatikusan le lesz fordítva a kiválasztott nyelvre
Pénznem - különböző pénznemekben készíthetünk ajánlatot, ezt a valutát mindig az aktuális NBS árfolyamon váltjuk át.
Állapot – ez mutatja ajánlatunk aktuális állapotát. Több státusz közül választhatunk - létrehozva, elküldve, olvasva, feltételek felülvizsgálatára kérünk, elfogadva, rendelésre konvertálva, törölve. Ezen állapotok alapján egyértelműen szűrhetjük az ajánlatokat.
Felhasználó - itt a címjegyzékből automatikusan kitöltődik az adott céget irányító felhasználó neve.
Termék/szolgáltatás - itt tudjuk pontosan meghatározni, hogy melyik konkrét termékre vonatkozik az ajánlat és ez alapján tovább szűrhetjük az ajánlatokat.
Értesítések - itt állítjuk be, hogy kinek szeretnénk értesítést kapni az ajánlat állapotáról. Itt kiválaszthatjuk az ajánlat készítőjét, a céges felhasználót, vagy mindkettőt, másrészt nem kell kiválasztanunk senkit.
Végül ott van az EGYEDI OSZLOPOK opció, ahol különféle alternatívákat készíthetünk az ajánlat állapotának jobb áttekinthetősége érdekében, például, hogy regisztrálva, feldolgozva, számlázva van-e. A felhasználó pontosan úgy határozhatja meg ezeket az egyéni oszlopokat, ahogyan szüksége van rá, legyen szó jelölőnégyzetről, opciós választóról, szöveges űrlapról, dátumról stb. Megjelölhetjük az egyéni oszlopokat kötelezőnek más felhasználók számára, vagy csak néhány embernek adhatunk szerkesztési jogot.