Das Erstellen eines neuen (oder Beispiel-)Angebots oder Auftrags ist relativ einfach. Über einen Klick auf die Option „Angebote“ links und anschließend auf den grünen Button unten rechts öffnen wir die Möglichkeit ein neues Angebot zu erstellen.
Anschließend werden uns die Optionen angezeigt, die wir bei der Angebots-/Auftragserstellung festlegen möchten und die Vorschau sieht folgendermaßen aus:
Nachfolgend werden die einzelnen Artikel von links nach rechts genauer beschrieben.
Angebotsname - hier schreiben wir eine kurze Zusammenfassung, was das Angebot beinhaltet.
Druckbericht - es besteht die Möglichkeit, mehrere Druckberichte (grafische Gestaltung) zu erstellen, je nachdem, für welches Produkt oder welche Dienstleistung sich das Angebot bezieht.
Angebotsserie - hier geht es darum, das Angebot je nach Kundentyp zu spezifizieren
Erstellt von - hier werden automatisch die Angaben zum Benutzer eingetragen, der das Angebot erstellt hat.
Lieferant - hier können wir den Lieferanten auswählen, der das Produkt oder die Dienstleistung abdeckt (in den meisten Fällen auch die Rechnung stellt)
Kunde – Unternehmen – wir wählen ein konkretes Unternehmen aus, für das wir ein Angebot erstellen. Geben Sie hier einfach einen Teil des Firmennamens ein und die Firma wird automatisch aus dem Adressbuch eingetragen.
Kunde – Person – wenn wir die Person kennen, mit der wir im Unternehmen bezüglich des Angebots kommunizieren, können wir diese hier auswählen. Diese Person wird, genau wie ein Abonnent, aus dem Adressbuch gezogen.
Erstellungsdatum – wird automatisch basierend auf dem Datum ausgefüllt, an dem das Angebot erstellt wurde.
Versanddatum – wird automatisch ausgefüllt, basierend auf dem Datum, an dem das Angebot gesendet wurde
Datum der letzten Änderung – wird automatisch ausgefüllt, basierend auf dem Datum, an dem das Angebot geändert wurde
Gültigkeit bis - der Benutzer kann festlegen, bis wann das Preisangebot gültig ist.
Menüsprache - es besteht die Möglichkeit mehrerer Übersetzungen und das Menü wird automatisch in die ausgewählte Sprache übersetzt
Währung – wir können ein Angebot in verschiedenen Währungen erstellen, die Umrechnung dieser Währung erfolgt immer zum aktuellen NBS-Wechselkurs.
Status - hier wird der aktuelle Status unseres Angebots angezeigt. Wir haben mehrere Status zur Auswahl: Erstellt, Gesendet, Gelesen, Bitte um Überprüfung der Bedingungen, Akzeptiert, In Bestellung umgewandelt, Storniert. Anhand dieser Status können wir die Angebote übersichtlich filtern.
Benutzer - hier wird der Name des Benutzers, der für eine bestimmte Firma zuständig ist, automatisch aus dem Adressbuch eingetragen.
Produkt/Dienstleistung - hier können wir genau definieren, für welches konkrete Produkt sich das Angebot bezieht und darauf basierend können wir die Angebote dann weiter filtern.
Benachrichtigungen – hier legen wir fest, wer Benachrichtigungen über den Status des Angebots erhalten soll. Hier können wir den Angebotsersteller, den Firmenbenutzer oder beide auswählen, andererseits müssen wir auch niemanden auswählen.
Schließlich gibt es noch die Option BENUTZERDEFINIERTE SPALTEN , in der wir verschiedene Alternativen für eine bessere Übersicht über den Status des Angebots erstellen können, beispielsweise ob es registriert, verarbeitet oder in Rechnung gestellt wurde. Der Benutzer kann diese benutzerdefinierten Spalten genau nach Bedarf definieren, sei es mit einem Kontrollkästchen, einem Selektor mit Optionen, einem Textformular, einem Datum usw. Wir können benutzerdefinierte Spalten als obligatorisch für andere Benutzer markieren oder nur einigen wenigen Personen Bearbeitungsrechte erteilen.