Wir erstellen den Bericht durch die Generierung von Aktivitäten. Es bleibt dem Benutzer überlassen, ob er einen täglichen oder wöchentlichen Bericht erstellen möchte. Wir befinden uns im Bereich Aktivitäten, rotes Quadrat mit der Nummer 1:
Anschließend trägt der Benutzer den Namen der Aktivität ein, die er generieren möchte – in der Regel sind das eigene Aktivitäten (Quadrat mit der Nummer 2). Anschließend gibt der Benutzer den Zeitraum ein, für den der Bericht erstellt werden soll – ob ein Tag, zwei, drei, eine Woche –, den Zeitraum von-bis (Feld Nummer 3) und klickt anschließend auf „Suchen“ (Feld Nummer 4). Mango generiert Zeilen aller Aktivitäten, die der Benutzer für die ausgewählten Tage erstellt hat.
Damit der Benutzer einen Bericht erstellen kann, muss er die Daten für alle Aktivitäten eingegeben haben. Es kann vorkommen, dass MANGO Felder hervorhebt, die der Benutzer vergessen hat auszufüllen und ihn auffordert, die Abrechnung zu überprüfen. Es kann beispielsweise eines der hervorgehobenen Felder im folgenden Bild hervorheben:
Anschließend müssen Sie diese Felder einfach direkt durch Bearbeiten der Zeile ausfüllen und speichern. Erst wenn wir alle Aktivitätsdaten vollständig haben, können wir durch Drücken der Schaltfläche einen Bericht erstellen:
Anschließend wird für den Benutzer ein Bericht mit seinen Aktivitäten in einer übersichtlichen Zeitleiste erstellt, der wie folgt aussieht:
In der Zeitleiste stellt jede Aktivität ein eigenes Fenster mit den Daten dar, die wir während der Aktivitäten eingegeben haben. Oben in der Zeitleiste wird das Datum angezeigt, für das der Bericht erstellt wird. Am Ende der Zeitleiste ist Platz für eine Notiz, falls der Benutzer zusätzliche Informationen zum Bericht schreiben möchte. Und dann kann er auf „Bericht senden“ klicken, der mit einem roten Quadrat markiert ist. Wohin wird der Bericht gesendet? Der Bericht wird an die E-Mail-Adressen gesendet, die der Benutzer in seinen Einstellungen zum Senden von Berichten ausgewählt hat.
Wo richtet der Benutzer diese E-Mails ein?
Wir gehen wie im Bild gezeigt vor: Einstellungen – Meine Einstellungen – E-Mails, an die Berichte gesendet werden sollen. Es kann sich je nach Bedarf um eine oder mehrere E-Mails handeln. Wenn wir wählen, dass der Bericht beispielsweise eintreffen soll: an die E-Mail: jozef.mrkvicka@gmail.com. Nach dem Senden des Berichts hat Herr Mrkviček die folgende E-Mail:
Als Herr Mrkvička möchte diesen Bericht öffnen, sie klickt auf das mit einem roten Quadrat markierte Feld „Bericht öffnen“. Das folgende Popup-Fenster wird angezeigt:
Um den Bericht zu öffnen, muss Herr Mrkvička ein Passwort eingeben. Dieses Passwort legt der Benutzer in seinen Einstellungen fest: Einstellungen – CRM-Einstellungen – Passwort zum Anzeigen von Berichten:
Abschließend ist noch zu erwähnen, wie der Benutzer die Kopfzeile der Zeitleiste einstellt, die in Berichten angezeigt wird, d. h. die folgenden Daten:
Nennen wir dies die Kopfzeile, jeder Benutzer kann seine eigene wählen. Wo wird er es hinlegen? Auch hier befindet sich der Benutzer in den Einstellungen – CRM-Einstellungen und findet dort folgendes Feld:
Bei jedem Feld, das der Benutzer in der Berichtskopfzeile haben möchte, muss die Option „In gemeldete Aktivitäten einschließen“ aktiviert und das Feld anschließend auf „Gespeichert“ gesetzt werden.